Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN VERENIGING DE SPRENGEN
      
Artikel 1.
Bestuur Algemeen:
Het bestuur neemt kennis van alle uitgaande en ingekomen stukken.
Artikel 2.
Van de voorzitter:
Hij belegt in overleg met de secretaris de vergaderin­gen van het bestuur. Hij zorgt voor toepassing en naleving van de statu­ten en het huishoudelijk reglement. Hij ziet toe op de uitvoering van alle besluiten.
Artikel 3.
Van de secretaris:
Hij verzorgt het jaarverslag en de tijdige oproeping voor de bestuurs- en ledenvergaderingen. Hij houdt een register waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen. Hij verzorgt de bewaring van stukken en bescheiden. Hij draagt zorg voor tijdige verlenging van contracten en stelt eventuele nieuwe contracten op, zulks in samenwerking met respectievelijk na verkregen advies van een notaris of advocaat en/of andere deskun­digen.
Artikel 4.
Van de penningmeester:
De penningmeester verzorgt binnen drie maanden na afloop van het boekjaar een financieel jaaroverzicht dat gelijk met de financiële jaar­stukken aan de orde komt. De pen­ningmeester voert res­pectieve­lijk laat voeren een op moderne leest geschoeide finan­ciële admi­nistratie. Hij is verplicht op eerste verzoek alle stuk­ken en be­schei­den over te leggen aan het be­stuur en/of de leden­verga­dering en/of een door dezen aangewe­zen accountant. Hij verzorgt de rekening en verantwoor­ding zoals die op de jaarverga­dering aan de orde zal komen.
Hij is verantwoordelijk voor het tijdig verschijnen van de jaarlijkse rekening en verantwoording. Hij draagt bij beëindiging van zijn functie alle bescheiden, stukken, boeken alsmede de kas over aan het bestuur, doch blijft verantwoordelijk totdat het bestuur hem decharge ver­leend heeft. Het bestuur bevordert dat de decharge binnen zes maanden na afloop van het boekjaar zal worden verleend.
Indien de werkzaamheden van de penningmeester zijn overgedragen aan een ander zoals bijvoorbeeld een admi­nistrateur blijft de penningmeester volledig verantwoor­delijk en parafeert, uitsluitend vooraf, alle betalings­opdrachten.
Artikel 5.
Het bestuur kan incidenteel, al dan niet tijdelijk, een andere persoon/andere personen aanwijzen voor de in artikel 2, 3 of 4 genoemde werkzaamheden.
Artikel 6.
Notulen bestuursvergadering:
Van het verhandelde in elke vergadering worden door een bestuurslid of een door het bestuur aan te wijzen natuur­lijke persoon notulen opgemaakt, die door de voorzit­ter en de notulist worden vastgesteld en onderte­kend.
Artikel 7.
Jaarverslag – rekening en verantwoording:
1.    Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
2.    Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behou­dens verlenging van deze termijn door de algemene vergade­ring, zijn jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en het gevoerde beleid. Het bestuur legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de be­stuurders; ontbreekt ondertekening van één of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorde­ren dat zij deze verplichting nakomen.
3.    De algemene vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een commissie van ten minste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De commis­sie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met toelichting en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit.
4.    Het bestuur is verplicht aan de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar ge­vraagde in­lich­tingen te verschaf­fen, haar desgewenst de kas en de waarden te vertonen en inzage van de boeken en be­scheiden der vereniging te geven.
5.    Het bepaalde in de leden 3 en 4 van dit artikel is niet van toepassing indien omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering een verklaring wordt overgelegd afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393, lid 1, Boek 2, Burgerlijk Wetboek.
6.    Het bestuur is verplicht de bescheiden bedoeld in de leden 1 en 2, tien jaren lang te bewaren.
Artikel 8
Algemene vergadering:
1.    In de jaarvergadering komen onder meer aan de orde:
       a.     het jaarverslag en de balans en de staat van baten en lasten met toelichting bedoeld in artikel 7 met het verslag van de al­daar bedoelde commissie res­pectievelijk de verklaring van de aldaar be­doelde accountant;
       b.     voorzover nodig, de benoeming van de in artikel 7 genoemde commis­sie voor het volgende boekjaar;
       c.     voorziening in eventuele vacatures;
       d.     voorstellen van het bestuur of de leden, aangekon­digd bij de oproeping voor de vergadering.
2.    Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt.
3.    Voorts is het bestuur op schriftelijk verzoek van ten minste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van één/tiende gedeelte der stemmen verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan door oproeping over­eenkomstig artikel 17 van de statuten of bij adver­tentie in ten minste een ter plaatse waar de vereni­ging gevestigd is veel gelezen dagblad. De verzoekers kunnen alsdan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding der verga­dering en het opstellen van de notulen.
Artikel 9.
Besluitvorming van de algemene vergadering:
1.    Het in de algemene vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover gestemd werd over een niet schrif­telijk vastgelegd voorstel.
2.    Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het eerste lid bedoeld oordeel de juistheid daar­van betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schrifte­lijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
3.    Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
4.    Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming plaats.
       Heeft alsdan weder niemand de volstrekte meerderheid verkregen, dan vinden herstemmingen plaats, totdat hetzij één persoon de volstrekte meerderheid heeft verkregen, hetzij tussen twee personen is gestemd en de stemmen staken.
       Bij gemelde herstemmingen (waaronder niet is begrepen de tweede stemming) wordt telkens gestemd tussen de personen, op wie bij de voorafgaande stemming is gestemd, evenwel uitgezonderd de persoon, op wie bij die voorafgaande stemming het geringste aantal stem­men is uitgebracht.
       Is bij die voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen op meer dan één persoon uitgebracht, dan wordt door loting uitgemaakt, op wie van die perso­nen bij de nieuwe stemming geen stemmen meer kunnen worden uitgebracht.
       Ingeval bij een stemming tussen twee personen de stemmen staken, beslist het lot wie van beiden is gekozen.
5.    Indien de stemmen staken over een voorstel niet rakende verkiezing van personen, dan is het verwor­pen.
6.    Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt.
       Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt.
7.    Een eenstemmig besluit van alle stemgerechtigden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering.
Artikel 10.
Commissies/werkgroepen:
Het bestuur is te allen tijde bevoegd tot het instellen van commissies/werkgroepen. Het bestuur kan zich te allen tijde laten bijstaan door personen en/of organisa­ties.
Artikel 11
Statutenwijziging:
Zij die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten ten minste vijf dagen voor de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
Aldus vastgesteld in de ledenvergadering van de vereni­ging gehouden te Apeldoorn op 27 maart 2003.
Handtekening bestuursleden:
G. Luijten                      M. van Lieshout
H. Kerkdijk                    C. Bouman
Copyright © 2018 Wijkraad de Sprengen | Disclaimerby Max